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マンション管理組合理事長ブログ

築42年既存不適格マンションの建て替えは可能か?

新管理会社が決定し、現管理会社へ契約終了通知送付

 

新管理会社決定

管理組合臨時総会を開き、来季からの管理会社が決定しました。

 

やっとここまでたどり着けたという感じです。

 

決議には、議決権行使書により4個の反対票がありました。「管理会社選定=何とか内定まできたが、ああ、人の心の中はわからない…」に書きましたが、他の管理会社を推薦し、検討会に出てこられなかった方たちです。

後に聞いたところでは、プレゼン後の推薦で多数であったのになぜひっくり返すのかとの思いがあるようです。

手続きには問題がないとはいえ、これはしこりを残しちゃいましたね。

 

契約終了通知

まあ、今さらどうしようもないことですので、進めるしかありません。

 

で、現管理会社に契約終了通知を送付しました。ただ、契約終了通知と言っても、実はもうすでに契約は終了しています。

どういうことかと言いますと、そもそもこのブログを始めようと思い立った原因である3月の定期総会での管理会社の無能ぶり(ちょっと言いすぎかな…)以降、管理会社は、会計について折り合いがつかないので、4月に3ヶ月間の暫定契約とする旨の通告書を送ってきています。

で、こちらは管理会社変更の段取りに入っていましたのでそのまま放っておいたのですが、それ以後管理会社は何も言ってこず、それなのに、契約が6月に終了してもこれまで同様(当然完全ではないが…)管理を続けているのです。

 

何を考えているのかさっぱり分かりません。普通、話し合いを持とうとするか、契約解除(終了)を申し出てくるでしょう。

 

実はマンション管理は大したことではない?

今回の管理会社変更で感じたことのひとつに、自主管理もさほど難しいことじゃないのではないかということがあります。

結局、最低必要なのは、組合員から管理費等を自動引き落としで徴収し、

  • 会計
  • 共用部清掃(委託)
  • 消防設備点検(委託)
  • 受水槽清掃(委託)
  • エレベータ点検(委託)
  • 雑排水清掃(委託)

をやればいいわけで、委託としたものは業者に頼めばいいわけですから、要は会計ができるかどうかだけだと思います。自分の家だから自分で面倒見なくっちゃという人が数人でもいれば、多分自主管理でいけます。

とまあ、口ではかんたんに言えますが、自主管理なんて面倒な上にトラブルに巻き込まれやすいことですので、実際やる方は多くないのでしょう。

 

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登記情報提供サービス=おいおい、すべて1件ずつかよ…(涙)

さすがに築42年ものになりますと、所有者や居住者名簿も熟成が進んできて、おりも増えてきます(はっ?)

 

 

新管理会社からも最新の所有者名簿を用意してくださいと言われていますので、この機会に名簿を作り直すことにしました。

ただ、現在は、個人情報保護法もあり、個人情報に対する意識も高くなってきていますので、皆さん書いてくださるかどうか問題ですね。

 

管理組合に個人情報保護法は適用されるか?

これは、旧管理会社が名簿を渡せないと言ってきた時に調べましたので、次の記事にも書きましたが、適用範囲外だが慎重に扱うべきということでいいと思います。

mankan.hatenablog.jp

 

所有者、組合員、総会出席者、どうすればいいんだ?

マンションの区分所有者全員が居住しており、本人が総会に出席するケースなんて、今どき住宅地の新築マンションでもまずありえないでしょう。

投資目的でマンションを所有するケースも多いでしょうし、転居してもそのまま所有して賃貸に出す方もいるでしょう。実際、当マンションでも総会案内などの郵送が1/3程度あります。

で、あらためて組合員名簿を作成するにしても結構面倒なことがあります。

 

まず、規約には、組合員は区分所有者とありますが、厳密に考えると管理が立ち行かなくなってしまいそうです。次の場合はどうしたらいいのでしょう?

  • 区分所有者の子どもが居住しており、総会案内等送付も子どもへ、また総会へも子どもが出席する場合
  • 生前贈与等で所有権は子どもに移転しているが親が居住している場合
  • 外国人が投資目的で所有しており、投資会社が管理を代行している場合
  • 所有者の所在が不明の場合
  • その他にも、配偶者や親族が総会に出席した場合

総会での議決権については規約に定めもありますが、これを厳密に実行しようとしますと同居している配偶者や子どもでも委任状が必要になります。

まあ程々にやるしかないですし、新管理会社と相談ですね。

 

区分所有者を登記情報サービスで調べる

現在では便利なものがありまして、ネットで登記情報を調べることができます。

登記情報提供サービス

「一時利用」というものがあり、登録して送られてくるアドレスにアクセスするとそのまま利用できます。ただ一回こっきりのアカウントですので、ログアウトしてしまうと利用できなくなります。決済はクレジットでできます。

不動産の場合、全部事項 337円、所有者事項 147円で PDFファイルが取得できます。

 

以前利用したこともありますので、やり方に戸惑うことはなかったのですが、マンションの区分所有者の所有者事項を取得しようとしますと、何と全て一件ずつ手続きし、一件ずつ決済し、一件ずつダウンロードしなくてはならなくなります。

一件ずつというのは「一時利用」の場合だけで、事前に申し込んでアカウントを取る方法であれば一括して取得できるようです。

 

まあ何にしても、この件で法務局やこの登記情報提供サービスに電話で問い合わせましたが、不親切なこと極まりないですね。

 

とにかく、これでマンションの区分所有者情報は手に入りました。

 

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管理会社選定において組合員向けプレゼンに意味はあるのか?

管理会社選定=何とか内定まできたが、ああ、人の心の中はわからない…」の続きです。

 

再度整理しますと、今回、管理会社を変更するにあたり、マンション管理士さんに仕様書を作成してもらい、9社に見積り依頼し、理事会で3社を選定し、組合員向けのプレゼンテーションの場をもうけ、それぞれ推薦する会社を出してもらい、それにもとづいて1社を選定しようとしたところ、理事長である私と他の方との意見の相違が生まれたため、あらためて話し合いの場をもうけて、その結果を受けて理事会で1社選定したという流れになります。

 

この一連の中で管理組合運営について幾つかの問題が浮き彫りになっています。

 

 

管理会社はどう選ぶべきか?

あげれば幾つか要素があるのでしょうが、何と言っても「金額」、そして「所有者や住民の身になって考えてくれること」だと思います。

結局、この二つのバランスで選ぶことになりますが、問題は、この二つ目の要素が簡単には分からないということです。そのための方法としてプレゼンテーションという場を設けるのでしょうが、本当にこの方法は有効なんでしょうか?

今回感じたのは、仕様書に基づいて見積もりなどの提案を受ける場合、プレゼンテーションでは、事前にもらっている提案書、会社概要や管理体制の書かれた企画書のようなものですが、その提案書を説明すること以上のことはありません。仮にプレゼンテーションがうまくたって、そんなことは管理能力と直結しているわけではありませんので、結局プレゼンテーションにあまり意味が感じられませんでした。

実際に担当していただくフロントマンの方にも来ていただきましたので、どんな方かと幾つか質問もしましたが、そう簡単に人柄など分かるはずもありません。

 

プレゼンテーションより個別に面談すべき

上の一連の流れには書いていませんが、理事会で3社選定後に、私は理事長として、実際のところどんな会社なのかと3社と個別に面談しています。

理由は、見積内容を正確に詰めたかったことと、実は過去こうしたプレゼンテーションを2,3度行って大規模修繕工事などの業者を決めているのですが、結局、上に書いたように、時間をかけて直接話しをしないことにはよく分からないと感じていたからです。

このことをマンション管理士さんに相談した際には、「じゃあ立ち会いましょう」とおっしゃるのかと思っていましたら 「業者が驚くかもしれないですね」とおっしゃったきり、結局、私だけ3社と個別面談をしたわけです。

この面談で分かったことは大きいですね。

たとえば、大手の業者の中には、企画書上の管理戸数や従業員は多くても名古屋支店の経歴は短く、管理戸数もさほど多くないところもあるとか、見積もり前にどの程度の下見をして意気込みがどうだとか、会社の目指している方向だとか、あるいは会社の体質が垣間見えたりとかと、これから大規模修繕や耐震など、さらには建て替えについてもいろいろ話をしていかなくてはいけない理事長として、この個別面談で得るところは多かったです。

結局、これがプレゼン後の他の組合員との評価の差につながったのではないかと思っています。

 

なぜ組合員の推薦会社が、ある1社に偏ったのか?

これが非常に不思議なんですが、私も、マンション管理士さんも、3社の内、ここはないだろうと思っていた1社を、理事をのぞく皆さんが推薦されたんです。

推薦の理由は二つです。地元の会社であることと料金が最安だということです。

これは、自分がその考えを持たないからといって無視できないことですし、してはいけないことでしょう。

とは言っても、なぜこうなるのかは本当によく分かりません。ひとつ考えれらるのは、整理された情報提供がうまくなされていないことが原因ではないかと思います。

たとえば、本社が地元であることと支社や営業所があることの違いはあるのかとか、マンション管理の詳細、つまり実際に管理委託することの内容に地元であることが有利に働くのかとかを説明せずプレゼンテーションをやっていることに問題があるように思います。

料金の問題は難しいですね。実際に付き合ってみなければ、安かろう悪かろうなのか、安くても高品質なのかは分かりません。

結局、料金の高い方に、高い分のプラスアルファがあるかないか、あると考えるかどうかですね。これはもう話し合って意見交換するしかありません。

今回の場合は、何せ築43年目のマンションですから、将来を考えた場合、大規模修繕、耐震補強、そして建て替えなど、何年目を目処に何をしていくかをより多角的な視点からアドバイスできる(だろう)、あるいは、対応できる管理会社を選ぶべきとの論点で皆さんを説得(というほどでもなく、割りと理解された)したということです。

 

マンション管理組合の民主主義とは?

今回の件で、一番苦労したのは、組合員の意見をどう収集し、どう集約し、最終的に自分の考えとうまく折り合いをつけてことを運ぶかということでした。

そもそも、現状、総会への出席者は、全組合員49人、議決権51個の内、通常15人程度です。多くの方は委任状を出されますが、音沙汰なしの方も10人程度います。

管理会社のプレゼンテーションに参加された方が、私を含め11名、その後の検討会の参加者が7名、最終的には総会へ提案して採決をするという正しい手順を踏んでいますので何ら問題ないのですが、それでもこれでいいのかなあとは考えてしまいます。

それと、プレゼンテーションの場に参加された方の考えをどう扱うべきかが非常に難しいです。

結局、地元が本社の会社を推薦されながら検討会に出席されなかった3人の方の意見は尊重されなかったことになりますので、今から思えば、その場で話し合うべきだったかも知れません。

検討会に出てこなかったのだから仕方がないともいえますが、じゃあそもそも推薦会社など出させなければいいという考えも生まれますし、さらに遡れば、意見が反映されないのであれば組合員向けプレゼンテーションなどやらなければいいところまで行き着いてしまいます。

 

民主主義とは本当に難しくもあり面倒なものだということなのでしょう。

 

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管理会社選定=何とか内定まできたが、ああ、人の心の中はわからない…

新管理会社選定の検討会も終え、その後の理事会で1社を選定(内定)しました。

新管理会社候補の説明会(プレゼン)が終わりました。が、大変です…」の続きです。

以下、推薦の多かったところをTG社、少数派で私もそうしたいと思っているところをHC社としておきます。

 

結論から書きますと、HC社を新管理会社として総会へ提案することになりました。

 

それにしても人の心の中を読むのは難しいものです。読むと言っても、詮索したり、それをもって人心をどうこうという話ではなく、そもそも検討会に出てこない方が多いのです。

検討会は、決定機関でもないですし、出欠をとっているわけでもないですので、そういうものかなと思うしかないのですが、私なら推薦する会社が選ばれるよう意見は言いたいですね。

 

で、検討会は、多数派であるTG社推薦の理由一つ一つを、と言っても、ほぼ皆さんの推薦理由は2つに絞られますので、その2つについて、その理由が尤もかを検討していったわけですが、その過程でも首をひねるようなことがありました。

最終的には理事会で決めるわけですから、理事の方が推薦用紙を出されなくても問題はなく、その出されていない一人に「どの管理会社がいいと思われますか?」と尋ねましたら、「皆さんと同じところでいいです」とおっしゃるんです。

 

は!?

 

皆さんって誰? と、思わず口に出そうになったのですが、ぐっとこらえていましたら、マンション管理士さんが、「役員は総会へこの管理会社がいいと提案する立場ですので、ちょっと違うかと…」と言ってくださりましたので、結局、その理事さんは、TG社を推薦するとおっしゃいました。

まあ、「皆さんと同じところ」ならそうなるんでしょうけど、そうですかと、ここは冷静を装いつつ(笑)、隣の理事さんはどうですかと振りましたら、その方は推薦用紙には「甲乙つけがたい」に丸をつけて出されていたのに、隣の理事さんにつられたのか、「考えを変えてTG社がいいです」とおっしゃいました!

 

ガーン!?

 

ほんと、人の心の中はよく分かりません。

 

ということで、かなりめげつつも会議(になっているかは?)を続け、推薦理由の一つ一つにこういう考え方もありますが、と他のHC社派の方と一緒に説得(?)を続け、そろそろ潮時かと、再度皆さんの意思を確認しましたところ、理事以外の方でTG社を推薦されていた方が、全員、いろいろ話を聞いた結果、HC社がいいと発言されました。

 

検討会終了後すぐに理事会という予定でいましたので、この時点では理事の方の意見をうかがわず、そのまま理事会にうつり、

検討会をうけて、理事会として総会に提案する新管理会社を決めたいと思います。すでに検討会で議論はつきていると思われますので、直ちに採決とさせていただきます。
理事長として、来季よりHC社と管理契約を結ぶ議案を総会へ提案したいと考えていますがいかがでしょうか?

と、お一人ずつお尋ねしましたところ、賛成3名、反対1名でHC社に決定しました。

ちなみに「皆さんと同じでいい」とおっしゃった理事さんが反対され、TG社がいいということでした。

この時点で、2対2の同数になってしまう、どうすればいいんだろう?と、上に書いた、もともとは「甲乙つけがたい」とされていた方にお尋ねしたところ、賛成とおっしゃり、この結果になったわけです。

それにしても、「皆さんと同じでいい」とおっしゃった方の「皆さん」とは一体誰なのか不思議でなりません。

 

で、今回の件で思うことは、「管理会社選定において組合員向けプレゼンに意味はあるのか?」ですね。次回、プレゼンで感じたことと合わせて書こうと思います。

 

「プレゼン」力 ~未来を変える「伝える」技術~

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新管理会社候補の説明会(プレゼン)が終わりました。が、大変です…

各社のプレゼンの詳細は、1社決定した後に書こうかと思いますが、我々組合側の選考状況が大変なことになっています。

 

最終的に1社を選定し総会への提案議題を決めるのは理事会の役目であり責任でもあります。

ですので、説明会に参加された方には、「新管理会社推薦用紙」という投票用紙に推薦する会社とその理由を書いていただき、それらを尊重しつつ、最後は理事会で決定する段取りにしました。判断に困る方もみえるかもしれませんので、選択肢として「甲乙つけがたい」という項目も加えておきました。

 

で、その期限が昨日だったわけですが、その集計結果にびっくりです。

 

理事会で3社選定した際に、最後に残すか落とすかで議論した会社に投票が集中しているのです。

プレゼンが良かったのかといいますと、それが私の感覚では最も不安を感じさせる内容で、その時点で、まずこの会社はないなと考えていたその会社なんです。

 

ガーン!

 

どうしたらいいんでしょう? わざわざ説明会をやって推薦会社を出してもらっているのに、その結果を尊重しないわけにはいきません。かと言って、私が不安を感じる会社を選んで総会への議案とするのは、議案は理事長名で出すわけですから、自分が提案する案に自分は反対という変なことになってしまいます。

 

で、こうしようと思います。

説明会に参加された方に再度集まってもらい検討会を開き、意見集約を図ることにします。

その場で、3社を選んだ経緯や私が感じる不安点などをお話し、また、皆さんの推薦意見を検討し、マンション管理士さんのアドバイスを受けながら、話しあおうと思います。話し合うというよりも説得ですかね。

 

問題は折り合いがつかなかった場合どうするかですね。

他の理事の方の考え次第でしょうか。当然私は他の会社でいきたいと提案することになり、他の理事の方が同意見であれば、その案を総会にかけることになりますし、反対されれば(否決されれば)、そうですね…、理事長辞任ですね。

 

さて、どうなりますか?

 

マンション管理組合理事になったら読む本

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管理会社向け=マンション管理委託契約の取り方教えましょう!

かなりツリ気味のタイトルですが…。

前回の記事「管理会社からの見積りがびっくりするくらい安い!」の通り、理事会を開き、候補を8社から3社にしぼりました。その際、何を基準に選んだか書いていきます。

 

 

いずれにしても、見積りとその他資料だけで選ぶのは難しいです。

基本はなんといっても金額でしょ !

結局、結果としては、見積金額の低い方から3社になったのですが、要は、金額以外に比較するべき要素がないということです。

あたりまえのことですが、会社規模が大きければいいというわけでもありませんし、管理戸数が多いのもデベロッパーなどの親会社からの受託もあるでしょうから、決定的な判断材料にはなりません。

もう少し具体的に言いますと、ある程度の戸数を管理しているような管理会社であれば、後は担当者と管理員次第ということになり、管理員は多分パートさんでしょうから、結構頻繁に変わっていくのではないかと思いますし、担当者にしても、ある程度の期間やってもらわないとわからないです。

ということで、見積り金額は高いけれどもこの会社は良い、なんてことはこの段階で判断はできないということです。

ただ、競い合った場合に有利に働く点はあります。

 

提案書内の個別な記載は結構効くかも?

通常、新規に見積もりを出す場合、会社概要は必須でしょうが、他に提案書スタイルのものをつけるようです。

この点では管理会社もいろいろで、というより、営業担当もいろいろといった方がいいかもしれませんが、会社概要以外に提案書が入っているところは印象がいいです。その提案書も、たとえ定形であっても、マンション名を入れてプリントアウトされたものの方がうけはいいです。

頻繁に新聞広告を出している G社なんて、ペラの見積書に、名前は提案書となっていても会社概要のような自社の宣伝新聞でした。見積り金額も一番高く、現在の管理会社とほぼ同じで、今回の一番安いところとは60万の差がありました。

会社概要のないところもありました。自社の仕様書付きではありますが、見積書だけです。各戸向けの有料サービスのチラシが1枚ついていました(笑)。ここ、見積書を見る限り悪い印象はないのですが、これじゃ競い合ったら勝てませんね。NH社です。

LPS社というところは、多分見積作成の下書きだと思うのですが、手書きで金額を入れたり消したりしたペラが付属(?)していました。これ、絶対無理でしょう。どんなに良い管理会社でも、これ選べませんよね。資料に目を通す気も失せます。

 

GC社の提案書は印象がいいです。当マンションの改善すべき点を写真付きで指摘しています。下見時の見る目が違うということだと思います。この視点が現場の担当者や管理員に反映されるかどうかは分かりませんが、こういう提案書はポイントが高いです。

 

添付書類はシンプルな方がいい! 

これは個人的な好みかと思いますが、添付資料が多いところは雑多な感じがして、かえって印象に残りづらいです。

CO社は、在中資料一式として目次的一覧までついて、その点では親切だと思いますが、見積書を含めて8項目もあります。ざっと目を通しはするものの、あれ、どんな会社だったっけ?といった感じでぼんやりしてしまいます。

ここは他の1社と同額で最後まで残ったのですが、この点で損していますね。

 

競い合えば最後は知名度か?

HC社はテレビCMを流しているようで、私は見たことないのですが、他の理事の方には有効だったようです。

 

選ぶ側が理由づけできる要素を与えることが重要

結局、選ぶ側が理由付けのできる要素をたくさん出したところが残るということだと思います。選ぶということには責任が伴いますので、他の組合員に説明する上でも、また自分自身が納得する上でも、この点がいいから選んだんだと思わせてくれないと選べないということです。

 

ということで、地場の TG社、具体的提案のあった GC社、知名度が高く大手(らしい)の HC社の3社に組合員向けの説明会でのプレゼンテーションをお願いすることになりました。

今月末です。

 

管理会社からの見積りがびっくりするくらい安い!

管理会社変更のために9社に見積依頼を出しましたが、その見積りがそろいました。

ビックリです!

むちゃくちゃ安いじゃないですか!?

 

結局、見積りは8社から送られてきたのですが、全社、現在の管理費よりも安く、最も低い金額を出してきたところはおよそ 25%安いのです。

現在の管理会社は規模も小さく、もともと建築業が主の下請け企業のようなところですので、こんな安い管理会社はないだろうと思っていたのですが、とんでもなかったです。

あらためて考えれば、なぜそう思い込んでいたのか、何の根拠もないのですから不思議なんですが、そういえば、マンション管理士さんがしきりに「スケールメリット」のことを言ってみえました。実際、今回の見積りも、マンション管理会社ランキングの上位にきている会社も入っています。

 

管理費に疑問を感じていらっしゃる管理組合の役員さん、一度見積もりとってみるといいですよ。

 

今回の見積り項目は、

  • 管理委託料(事務処理、管理員、巡回点検、清掃)
  • 貯水槽清掃
  • 消防設備点検
  • エレベーター保守点検
  • 排水管清掃

です。

 

来週、理事会を開いて、この中から3社程度を選定し、今月末に説明会、管理会社からのプレゼンテーションを受ける予定です。